Genel Tanım:

Halkla İlişkiler, Tanıtım ve Protokol Birimi; üniversitenin tanıtım faaliyetlerini planlayan, halkla ilişkiler süreçlerini yöneten, üst düzey protokol organizasyonlarını koordine eden ve kamu başvurularına yönelik bilgi akışını sağlayan birimdir. Birim aynı zamanda kurumsal bellek oluşturma, etkinlik verilerinin takibi ve iletişim temsilcileriyle koordinasyon görevlerini yürütür.

Başlıca Görevleri:

• Birimin genel iş akışlarını planlamak, görev dağılımı yapmak ve operasyonel süreci yönetmek.
• Kısmi zamanlı personelin haftalık ve aylık çalışma planlarını oluşturmak ve uygulamalarını takip etmek.
• Koordinatörlüğe ait kurumsal e-posta adresine gelen talep ve başvuruları değerlendirip ilgili birimlere yönlendirmek.
• CİMER, Bilgi Edinme ve Açık Kapı sistemlerinden gelen başvuruları takip etmek, yanıtlanma sürecini yürütmek
• Üniversitenin tanıtım stratejilerini hazırlamak, tanıtım materyalleri ve organizasyonlarını planlamak, yürütmek ve raporlamak
• Üniversitenin yıl boyunca gerçekleştirdiği veya katıldığı faaliyetlere ilişkin verileri toplamak, analiz etmek ve YÖKSİS sistemine işlemek.
• Kurumsal hafızaya katkı sağlayacak belge, bilgi ve materyalleri derleyerek kurumsal bellek süreçlerini yürütmek.
• Fakülte ve birimlerdeki iletişim temsilcileriyle koordinasyon kurmak, bilgi akışını düzenli hale getirmek.
• Üniversite bünyesinde düzenlenecek resmi tören, ziyaret, açılış, imza töreni, ödül programı vb. etkinliklerin protokol düzenini planlamak ve uygulamak
• Rektörlük ve üst yönetim düzeyindeki resmi davetlerin takibini yapmak ve organizasyon sürecini yönetmek.
• Üst düzey misafirlerin ağırlanmasına yönelik hazırlıkları koordine etmek, protokol sıralaması ve oturma düzenini belirlemek.
• Üniversite dışı kurumlarla yapılan protokol anlaşmalarında, tören organizasyonu ve iletişim süreçlerine destek olmak.
• Resmi yazışmalarda protokol kurallarına uygun dil ve içerik kullanılmasını sağlamak, ilgili birimleri yönlendirmek.